Power BI (Inteligencia de negocios)
Introducción
Desde
hace algún tiempo, se pueden ver por Internet artículos, noticias, comentarios
relacionados con Microsoft Power BI (Power Business Intelligence), una
solución destinada a la inteligencia empresarial que permite unir diferentes
fuentes de datos, modelizar y analizar datos para presentarlos a través de
paneles e informes; que puedan ser consultados de una manera muy fácil,
atractiva e intuitiva.
Esta
explotación de datos, a través de paneles e informes, permiten ser compartidos
por muchos usuarios de una misma empresa u organización. De esta forma,
Directores Generales, Financieros, de Marketing, Administrativos y Comerciales,
pueden disponer de información sobre sus negocios en tiempo real.
En este informe, se indicarán las metodologías de
trabajo de Power BI de escritorio. Esta herramienta se nutre de otros
complementos de Excel, siendo estos: Power Query, Power Pívot, Power View y
Power Map. Los complementos anteriormente mencionados tienen una función
específica dentro de lo que es Power BI. Además, teniendo en cuenta las
funciones que pueden cumplir cada complemento, se puede indicar que Power Query
ayuda a extraer y transformar, Power Pívot moldea y Power View junto a Power
Map ayudan a la visualización de los datos.
¿Qué es Power
BI?
A medidas que pasa el tiempo y de acuerdo con la nueva
tecnología, cada vez va a ser más necesario el manejo de datos, cualquiera que
sea nuestra posición en la empresa. Si ésta crece, los datos también y detrás
de estos una historia que hay que entender, lo que nos permitirá tomar
decisiones adecuadas en el momento adecuado.
Power Business Intelligence es una herramienta
informática en versión on line y escritorio, de última generación, capaz de
analizar grandes cantidades de datos y convertirlos en informes de gran riqueza
visual, útiles para detectar patrones o características que, de otro modo,
sería muy costoso de conseguir, con la ventaja de no necesitar especialistas en
informática para su uso y mantenimiento. (Meseguer, pág. 2).
La visualización de datos con matrices de correlación,
gráficos de área, diagramas, histogramas, nos permitirá establecer relaciones,
con el objetivo de
tratar de crear tendencias de los datos analizados.
¿Cómo funciona
Power BI?
Primero se realiza una recopilación de datos, luego se
construyen historias de una forma sencilla; bastará con arrastrar los datos
seleccionados y ya tendrá elementos para crear paneles personalizados. En estos
paneles se enlazará todo tipo de información relativa a la empresa, cuyos datos
de fondo habrán sido recopilados en los pasos anteriores.
Para un usuario de Power BI, los cinco bloques de creación son: visualizaciones, paneles, informes, aplicaciones y conjuntos
de datos. A veces se hace referencia a ellos como contenido de Power
BI, y dicho contenido se encuentra en las áreas
de trabajo.
Un flujo de
trabajo típico implica todos estos bloques de creación: un diseñador de
Power BI que recopila datos de un conjunto
de datos, los incorpora a Power BI para su análisis, crea informes llenos
de visualizaciones que
resaltan hechos y perspectivas interesantes, ancla las visualizaciones de los
informes a un panel y comparte los
informes y paneles con usuario en
forma de aplicaciones.
Los cinco bloques de creación son:
Visualización,
es un tipo de gráfico generado por diseñadores de Power BI, mediante datos de los informes y de los conjuntos de datos. Por lo
general, los diseñadores crean
los objetos visuales en Power BI Desktop.
Panel, es una sola pantalla con gráficos, texto y
objetos visuales interactivos. Recopila las métricas más importantes en
una pantalla para contar una historia o responder a una pregunta. El
contenido del panel proviene de uno o varios informes y conjuntos de datos.
Informe, es una o más páginas de
gráficos, texto y objetos visuales interactivos que forman un único
informe. Se basa en un único conjunto de datos, y las páginas a menudo se
organizan para centrarse en cada área de interés o para responder a una
pregunta determinada.
Aplicación, es un recurso de
los diseñadores que
sirve para agrupar y compartir paneles e informes relacionados entre
sí. Los usuarios reciben algunas aplicaciones automáticamente,
pero pueden ir a buscar otras creadas por sus compañeros o por la
comunidad.
Conjunto de datos, es un
contenedor de datos. Por ejemplo, puede ser un archivo Excel, una base de
datos de clientes propiedad de la empresa o un archivo de Salesforce.
¿Qué tipo
de informes se pueden elaborar?
A través de Power BI, los usuarios podrán crear paneles, gráficos e
informes deseados. Así, de manera personalizada y con los datos preparados, los
usuarios solo tendrán que elegir y arrastrar qué tipo de gráficos desean que
aparezcan en el panel o informe. Además, Power BI incluye las llamadas Q&A;
es decir, preguntas y respuestas con lenguaje natural, de manera con sólo
escribir “Ventas Madrid 2016”, podrá arrojar cuáles fueron las ventas de ese
periodo en esa región.
El sistema Power BI
tiene una gran capacidad de sinterizar datos y presentarlos de forma didáctica e
interactiva, ya que cuenta con la posibilidad de utilizar filtros y generar
informes en áreas localizadas que sean de interés, mostrando gráficos en zonas
geográficas y sus datos respectivos.
¿Qué tipo de fuentes y datos pueden ser
agregados?
Power BI puede unificar todos los datos de una organización o datos externos
que se encuentren en la nube o localmente; es decir, podemos utilizar
información de un Excel propio, de Dynamics CRM, Dynamics NAV, SAP, MailChimp,
Salesfoce, Facebook, Google Analytics, SQL Server o de datos externos.
Anteriormente se menciona que el
sistema es capaz de unificar tanto datos que se encuentren en red como los que
están en sistemas internos de la empresa, a continuación, se mencionan las
bases de datos y sus respectivos detalles que nutren este sistema:
Excel: una característica única de
Excel es que un libro puede tener los datos que ha escrito en hojas de cálculo
o que ha consultado y cargado de orígenes de datos externos mediante Power
Query o Power Pivot. Puede importar datos de tablas de hojas de cálculo (los
datos deben encontrarse en una tabla) o importar datos que
estén cargados en un modelo de datos. (Microsoft, 2018)
Power BI Desktop: puede usar Power BI Desktop
para consultar y cargar datos desde orígenes de datos externos y ampliar el
modelo de datos con medidas y relaciones, así como crear informes. Power
BI Desktop es mejor para los usuarios más avanzados con buenos conocimientos de
los conceptos de orígenes de datos, consultas y transformación de datos y
modelado de datos. (Microsoft, 2018)
Valores separados por comas: son archivos de texto
simples con filas de datos. Cada fila puede contener uno o varios valores,
separados por punto y coma. Por ejemplo, un .csv que contiene datos de
nombre y dirección puede tener varias filas, cada una con valores de nombre,
apellido, dirección, ciudad, estado y así sucesivamente. No puede importar
datos en un archivo .csv, pero muchas aplicaciones, como Excel, pueden guardar
datos de tabla simple como un archivo .csv. (Microsoft, 2018)
¿Qué ventajas tiene Power BI?
Son muchas las ventajas, y describirlas llevaría un largo tiempo, por
ejemplo: Power Bi dispone de una aplicación nativa para móviles, esto significa
que los usuarios que tienen un teléfono (Smartphone) tipo Android o IOS, podrán
descargar la app de Power BI, con lo que podrán llevar sus datos y paneles para
consultarlos cuando necesiten.
Con Power BI podemos visualizar todo aquello que nos intereses, por
ejemplo:
- Como van los flujos de caja.
- Número de oportunidades de negocio.
- Número de ofertas, pedidos y facturas.
- Conocer en un mapa qué comunidades autónomas, regiones y países, donde se tiene a los clientes, compran más los productos y servicios de una organización.
- Como van las campañas de marketing.
- Logro de los objetivos…
Un ejemplo sobre el uso del
programa
Bajo el supuesto de una ferretería que esté perdiendo dinero porque sus
costos son demasiado altos, y que además
tiene diferentes sucursales a nivel nacional con políticas de abastecimiento
similar para cada localidad, será necesario saber qué productos son los que
prefiere el cliente para potenciar su stock y decidir una estrategia de venta
que sea atractiva para ellos; para esto se puede utilizar Power BI, ya que este
sistema se nutre de información local o externa, y pueden ser modelados y presentados
a través de una gráfica interactiva, que muestre por región los productos más
importante para satisfacer las necesidades de los clientes, cambiando así la
política de abastecimiento por una más acertada.
En la actualidad, Power BI
es una herramienta necesaria para ser utilizada por todo profesional ligado al
área de la administración, fundamental para la toma de decisiones, puesto que permite
canalizar toda la información necesaria y al mismo tiempo que cumpla con requisitos de seguridad,
reguladores y normativos en una plataforma de inteligencia empresarial (BI), en la que puede confiar, reduciendo el tiempo
de aprendizaje y los costos de soporte técnico, sacando partido a estas
conocidas herramientas como parte de la implementación de la inteligencia
empresarial en su empresa.
Conclusión
En definitiva, Microsoft Power BI, ayudará a crear y diseñar objetos
visuales enriquecidos a partir de los datos de su compañía o negocio, sin
grandes complicaciones ni artificios.
Es la herramienta perfecta si lo que desea es monitorizar, conocer y
decidir acerca de todo lo que concierne a la empresa o negocio, de una forma
muy gráfica y divertida.
Microsoft Power BI se licencia al mes y consiste en un servicio en línea,
esto significa que no se necesita infraestructura especial, ni realizar grandes
inversiones, ya que todo está en la nube, por lo que su precio es muy bajo.
Si se proporcionan informes y análisis de una organización a través de
Power BI, esta solución permitirá liberar todo el potencial creativo e
imaginativo para alcanzar la máxima productividad en estas tareas. Se puede
decir que con Power BI se conseguirá trabajar de forma diferente en todo lo que
conocemos, cambiando la rutina de trabajo gracias a esta increíble solución.
Referencias
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